eSocial e FGTS Digital: calendário de obrigações mensais

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Em resumo
Como eSocial, DCTFWeb e FGTS Digital se conectam
Os principais eventos do eSocial
FGTS Digital: prazo, Pix e guia rescisória
DCTFWeb e o pagamento dos tributos da folha
Calendário mensal do empregador
Prazos que não são mensais
Multas e encargos por atraso
Erros comuns
Perguntas frequentes
Leia também
Como a ATIVA pode ajudar

Todo mês, quem tem empregados cumpre uma sequência fixa de obrigações: pagar o salário até o 5º dia útil, enviar a folha ao eSocial até o dia 15, recolher o FGTS pelo FGTS Digital até o dia 20 e declarar os tributos na DCTFWeb, com pagamento das contribuições também até o dia 20. Somam-se a isso prazos por evento, como admissão, férias, afastamentos e rescisão. Perder qualquer um deles gera juros, multa e, no caso da rescisão, multa em favor do empregado.

Em resumo

O eSocial concentra as informações trabalhistas, previdenciárias e de FGTS. A folha mensal vai até o dia 15 do mês seguinte.
O FGTS Digital está em operação desde março de 2024. A guia é paga via Pix e vence no dia 20 do mês seguinte, antecipando se não houver expediente bancário.
A DCTFWeb deve ser entregue até o último dia útil do mês seguinte. As contribuições previdenciárias e o IRRF sobre salários vencem até o dia 20.
A admissão deve ser registrada no eSocial até o dia anterior ao início do trabalho. A rescisão deve ser paga e informada em até 10 dias.
O 13º tem duas parcelas: a primeira entre fevereiro e novembro e a segunda até 20 de dezembro.

Como eSocial, DCTFWeb e FGTS Digital se conectam

Os três sistemas funcionam em cadeia. Entender essa ordem evita a maior parte dos erros.

eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas): o empregador informa admissões, afastamentos, desligamentos e a folha de cada mês.
DCTFWeb (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos): recebe do eSocial os valores de contribuições previdenciárias e de IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte). Depois de transmitida, gera o DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais) para pagamento.
FGTS Digital: também lê as informações do eSocial e calcula o FGTS de cada trabalhador. O empregador emite a GFD (Guia do FGTS Digital) e paga via Pix.

Por isso, um erro de cadastro de rubrica no eSocial se propaga. Se a incidência de FGTS ou de INSS estiver errada na folha, a guia sai errada.

Os principais eventos do eSocial

Evento	Para que serve	Prazo de envio
S-2200	Admissão de empregado	Até o dia imediatamente anterior ao início do trabalho
S-2190	Registro preliminar (quando faltam dados para o S-2200)	Até o fim do dia anterior ao início do trabalho
S-2210	Comunicação de acidente de trabalho (CAT)	Até o 1º dia útil seguinte ao acidente. Em caso de morte, de imediato
S-2230	Afastamento temporário	Doença de até 15 dias: até o dia 15 do mês seguinte. Doença acima de 15 dias: até o 16º dia
S-2299	Desligamento	Até 10 dias contados do desligamento
S-1200	Remuneração do mês	Até o dia 15 do mês seguinte
S-1210	Pagamentos de rendimentos do trabalho	Até o dia 15 do mês seguinte
S-1299	Fechamento dos eventos periódicos	Até o dia 15 do mês seguinte

Quando o dia 15 cai em dia não útil, o Manual de Orientação do eSocial manda postergar os eventos periódicos para o primeiro dia útil seguinte. Para o desligamento (S-2299), a regra é a inversa: o envio é antecipado para o dia útil anterior.

FGTS Digital: prazo, Pix e guia rescisória

O FGTS Digital entrou em produção em 1º de março de 2024 e substituiu o SEFIP e o Conectividade Social para fatos geradores a partir da competência março de 2024. Débitos de competências anteriores continuam nos sistemas antigos da CAIXA.

Pontos práticos:

Prazo mensal: o depósito vence no dia 20 do mês seguinte ao da competência (Lei nº 8.036/1990, art. 15). Se não houver expediente bancário no dia 20, o pagamento deve ser antecipado.
Pagamento: a GFD traz um QR Code Pix, pago no aplicativo ou site do banco da empresa. Segundo o manual do FGTS Digital, o Pix nessa modalidade é gratuito para pessoas físicas e jurídicas.
FGTS rescisório: nas rescisões que dão direito ao saque, o FGTS do mês da rescisão, o do aviso prévio indenizado e a multa rescisória vencem em até 10 dias após o desligamento.
Exceções: MEI e empregador doméstico continuam recolhendo o FGTS mensal pelo DAE (Documento de Arrecadação do eSocial). O MEI usa o FGTS Digital para o FGTS rescisório com direito a saque.
Procuração: o contador acessa o FGTS Digital por procuração eletrônica.

DCTFWeb e o pagamento dos tributos da folha

A DCTFWeb deve ser entregue até o último dia útil do mês seguinte ao dos fatos geradores. Atenção: esse é o prazo da declaração, não do pagamento. As contribuições previdenciárias descontadas dos empregados e as devidas pela empresa vencem no dia 20 do mês seguinte (Lei nº 8.212/1991, art. 30), antecipando-se para o dia útil anterior se não houver expediente bancário. O IRRF sobre salários vence até o último dia útil do segundo decêndio do mês seguinte, ou seja, até o dia 20 ou o dia útil anterior.

Na prática, para pagar o DARF até o dia 20, a folha precisa estar fechada no eSocial e a DCTFWeb transmitida antes disso. A entrega fora do prazo gera a Multa por Atraso na Entrega de Declaração (MAED).

Calendário mensal do empregador

Quando	O que fazer
Até o 5º dia útil	Pagar o salário do mês anterior (CLT, art. 459, § 1º)
Até o dia 15	Enviar ao eSocial a folha do mês anterior (S-1200, S-1210) e o fechamento (S-1299)
Até o dia 20	Pagar a GFD do FGTS Digital via Pix (antecipa se não houver expediente bancário)
Até o dia 20	Pagar o DARF de contribuições previdenciárias e IRRF gerado pela DCTFWeb
Até o último dia útil	Entregar a DCTFWeb do mês anterior, se ainda não transmitida
A qualquer momento	Admissões, afastamentos, acidentes e desligamentos, nos prazos de cada evento

Um bom hábito é trabalhar com datas internas antecipadas: fechar a folha até o dia 10 e conferir guias até o dia 17. Assim, sobra margem para corrigir erros.

Prazos que não são mensais

Admissão

O registro no eSocial (S-2200) deve ser enviado até o dia anterior ao início do trabalho. Se ainda faltarem dados, é possível enviar o registro preliminar (S-2190) no mesmo prazo e completar a admissão depois, até o dia 15 do mês seguinte.

Férias

O aviso deve ser dado por escrito com pelo menos 30 dias de antecedência (CLT, art. 135).
O pagamento da remuneração de férias, com o terço constitucional e o eventual abono, deve ser feito até 2 dias antes do início do descanso (CLT, art. 145).
Férias concedidas depois do período concessivo são pagas em dobro (CLT, art. 137).

13º salário

1ª parcela: entre fevereiro e novembro, no valor de metade do salário do mês anterior (Lei nº 4.749/1965, art. 2º). O empregado pode pedir o adiantamento junto com as férias se fizer o pedido em janeiro.
2ª parcela: até 20 de dezembro (Lei nº 4.749/1965, art. 1º).
A folha anual do 13º deve ser enviada ao eSocial até 20 de dezembro.

Rescisão

A empresa tem 10 dias, contados do término do contrato, para pagar as verbas rescisórias e entregar ao empregado os documentos que comprovam a comunicação da extinção aos órgãos competentes (CLT, art. 477, § 6º). O mesmo prazo vale para enviar o S-2299 ao eSocial e, quando o desligamento dá direito ao saque, para recolher o FGTS rescisório.

Multas e encargos por atraso

Os valores exatos de muitas multas administrativas dependem de tabelas e atualizações próprias. Por isso, listamos abaixo apenas o que está expresso em lei:

Obrigação	Consequência do atraso
Verbas rescisórias fora dos 10 dias	Multa em favor do empregado equivalente ao seu salário, além de multa administrativa (CLT, art. 477, § 8º)
FGTS em atraso	Atualização pela TR, juros de 0,5% ao mês e multa de 5% no mês do vencimento ou 10% a partir do mês seguinte (Lei nº 8.036/1990, art. 22)
Férias fora do período concessivo	Pagamento em dobro (CLT, art. 137)
DCTFWeb entregue após o prazo	Multa por Atraso na Entrega de Declaração (MAED)
Contribuições e IRRF pagos após o dia 20	Acréscimos legais (juros e multa de mora) sobre o valor devido
Salário, eSocial e demais obrigações trabalhistas	Possível autuação pela Inspeção do Trabalho

Além das multas, pendências de FGTS e de tributos federais impedem a emissão das certidões de regularidade. O Certificado de Regularidade do FGTS, por exemplo, é exigido por lei em licitações e em financiamentos com entidades financeiras oficiais.

Erros comuns

Fechar a folha no eSocial sem conferir as incidências das rubricas.
Pagar o FGTS com guia gerada antes de retificar a folha.
Confundir o prazo de entrega da DCTFWeb com o vencimento do DARF.
Registrar a admissão no eSocial depois que o empregado já começou.
Contar os 10 dias da rescisão a partir da homologação ou da entrega de documentos, e não do término do contrato.

Perguntas frequentes

O FGTS ainda pode ser pago por boleto da CAIXA?

Para competências a partir de março de 2024, não. O recolhimento é feito pela GFD emitida no FGTS Digital, paga via Pix. Débitos anteriores continuam nos sistemas antigos.

Se o dia 20 cair em um sábado, o FGTS vence na segunda?

Não. Se não houver expediente bancário no dia 20, o pagamento deve ser antecipado para o dia útil anterior.

A DCTFWeb vence no dia 20?

Não. A declaração pode ser entregue até o último dia útil do mês seguinte. Quem vence no dia 20 é o pagamento das contribuições e do IRRF.

Qual é o prazo para pagar a rescisão?

Até 10 dias contados do término do contrato, qualquer que seja o tipo de aviso prévio.

Como a ATIVA pode ajudar

A ATIVA faz a rotina de folha, eSocial, DCTFWeb e FGTS Digital para empresas de diferentes portes, com procuração nos sistemas oficiais e conferência dos prazos do mês. Conheça a Assessoria de Pessoal. Se já existem guias em atraso, veja a Regularização de Pendências Fiscais.

Fontes

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