Livro-caixa e carnê-leão para médicos: guia prático

O médico ou profissional de saúde que atende como pessoa física e recebe de pacientes deve recolher o Imposto de Renda todo mês pelo carnê-leão, com pagamento do Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF) até o último dia útil do mês seguinte ao recebimento. Para pagar imposto só sobre o que realmente sobra, é possível deduzir as despesas do consultório escrituradas no livro-caixa. Desde 2025, cada pagamento recebido também precisa de recibo eletrônico emitido pelo Receita Saúde.

Em resumo

• Quem recebe de pessoas físicas, sem retenção na fonte, recolhe o carnê-leão mensalmente, com código 0190.
• O livro-caixa permite deduzir despesas de custeio do consultório, salários de funcionários e encargos. Compra de equipamentos, depreciação, leasing e gastos com carro não entram.
• As despesas de um mês não podem passar da receita do mês. O excesso vai para os meses seguintes, só até dezembro.
• O Receita Saúde é obrigatório desde 1º de janeiro de 2025 para médicos, dentistas, psicólogos, fisioterapeutas, fonoaudiólogos e terapeutas ocupacionais pessoas físicas.
• Atuar como pessoa física ou abrir empresa é uma decisão que depende de números concretos. Não existe resposta pronta.

Quem deve recolher o carnê-leão

O carnê-leão é o recolhimento mensal obrigatório do Imposto sobre a Renda da Pessoa Física (IRPF). Ele vale para quem recebe, entre outros:

• rendimentos do trabalho sem vínculo de emprego pagos por pessoas físicas, como consultas particulares;
• rendimentos recebidos do exterior;
• aluguéis recebidos de pessoas físicas.

Quando quem paga é uma empresa (clínica, hospital, operadora de plano de saúde), a regra é outra: a própria pagadora retém o imposto na fonte, pela tabela progressiva. Esse valor não entra no carnê-leão, mas entra na declaração anual.

Na declaração, médicos, dentistas, fonoaudiólogos, fisioterapeutas, terapeutas ocupacionais e psicólogos precisam informar o CPF de quem pagou e de quem recebeu o atendimento, além do valor. Quem preenche o carnê-leão ao longo do ano pode importar esses dados para a declaração.

Como calcular o carnê-leão

O cálculo usa a tabela progressiva mensal sobre o total recebido no mês. Da receita, podem ser deduzidos:

• as despesas escrituradas no livro-caixa;
• a contribuição ao INSS paga pelo próprio profissional;
• R$ 189,59 por dependente;
• pensão alimentícia paga por decisão judicial, acordo homologado ou escritura pública;
• contribuições a previdência complementar, nas condições da lei.

Como alternativa a todas essas deduções, é possível usar o desconto simplificado mensal de R$ 607,20, quando for mais vantajoso. Nesse caso não se comprova despesa nenhuma.

Tabela progressiva mensal vigente em 2026:

Desde janeiro de 2026, a Lei 15.270/2025 também dá uma redução no imposto mensal para rendimentos tributáveis de até R$ 7.350, e a Receita aplica essa redução ao carnê-leão.

Livro-caixa: o que pode ser deduzido

O livro-caixa é o registro das receitas e despesas da atividade. Ele não precisa ser registrado em nenhum órgão, mas as despesas têm de ser comprovadas com documentos idôneos, guardados enquanto a Receita puder revisar a declaração.

Pelo Regulamento do Imposto de Renda (RIR/2018, arts. 68 e 69) e pelas Perguntas e Respostas da Receita, podem ser deduzidos:

• Funcionários: salários de empregados com carteira assinada e os encargos trabalhistas e previdenciários.
• Custeio do consultório: aluguel, água, luz, telefone e material de expediente ou de consumo.
• Material de consumo: produtos usados e consumidos nos atendimentos, materiais de limpeza e conservação.
• Serviços de terceiros sem vínculo: quando caracterizarem despesa de custeio necessária à atividade.
• Congressos e seminários: inscrição, hospedagem, transporte e material, se ligados à especialidade, não reembolsados e com certificado de participação guardado.
• Livros, revistas e roupas especiais: quando exigidos pela atividade.
• Entidades de classe: contribuições a sindicatos e associações científicas, quando a participação for necessária à atividade.
• Propaganda: divulgação da atividade profissional.
• Benfeitorias em imóvel alugado: quando o contrato as aceitar como compensação pelo uso do imóvel.
• Consultório em casa: se não for possível separar os gastos, admite-se deduzir um quinto das despesas de aluguel, energia, água, telefone, condomínio, taxas e impostos do imóvel.

Toda despesa precisa ser necessária para gerar a receita e manter a atividade. A Receita chama isso de requisitos de necessidade, normalidade, usualidade e pertinência.

O que não pode ser deduzido

Limite mensal e excesso de despesas

As despesas dedutíveis de um mês ficam limitadas à receita do próprio mês. Se em março as despesas superarem a receita, a sobra pode ser usada em abril, maio e assim por diante, até dezembro. O que sobrar em dezembro se perde. Não passa para o ano seguinte.

Isso afeta o planejamento de quem tem meses fracos, como no início da atividade ou em férias.

Carnê-leão web: passo a passo

A Receita oferece o Carnê-Leão Web, que já funciona como livro-caixa eletrônico. O acesso é pelo e-CAC, em "Declarações e Demonstrativos", opção de acesso ao carnê-leão.

1. Cadastre-se no Carnê-Leão Web com a conta gov.br.
2. Lance cada recebimento de paciente pessoa física no mês em que o dinheiro entrou. A tributação considera o total do mês, mesmo que cada pagamento seja pequeno.
3. Lance as despesas do livro-caixa com os comprovantes em mãos.
4. Confira o imposto calculado e emita o DARF.
5. Pague até o último dia útil do mês seguinte. Atraso gera multa de mora e juros.
6. No ano seguinte, importe os dados para a declaração anual. O carnê-leão pago é abatido do imposto apurado no ajuste.

Receita Saúde: o recibo eletrônico obrigatório

O Receita Saúde é o recibo eletrônico de serviços de saúde, regulado pela Instrução Normativa RFB nº 2.240, de 11 de dezembro de 2024. Desde 1º de janeiro de 2025, é obrigatório para dentistas, fisioterapeutas, fonoaudiólogos, médicos, psicólogos e terapeutas ocupacionais que prestam serviço como pessoa física.

O que saber:

• Quando emitir: na data do pagamento. Se o paciente parcela, é um recibo por parcela.
• Onde emitir: no aplicativo da Receita Federal ou pelo computador, no Carnê-Leão Web.
• Pré-requisitos: conta gov.br prata ou ouro, registro ativo no conselho profissional e cadastro no Carnê-Leão Web.
• Secretária pode emitir: sim, com procuração eletrônica no e-CAC.
• Nota fiscal não substitui: quem emite nota fiscal de serviço continua obrigado ao Receita Saúde.
• Recibo atrasado: a emissão retroativa é permitida até o último dia de fevereiro do ano seguinte ao pagamento, se não houver fiscalização iniciada. Nesse caso, o carnê-leão deve ser ajustado.
• Multa: quem não emite, ou emite com erro, está sujeito a multa de R$ 100 por mês-calendário ou fração.

Os dados do Receita Saúde alimentam a declaração pré-preenchida dos pacientes e o cruzamento da malha fina. Recibo e carnê-leão precisam bater.

Prazos que o profissional de saúde precisa acompanhar

Autônomo ou pessoa jurídica: o que comparar

Muitos profissionais de saúde se perguntam se vale abrir empresa. A resposta depende do caso. Em linhas gerais, a comparação envolve:

Pontos que costumam mudar a conta: quem paga (pacientes ou empresas), volume de despesas dedutíveis, existência de funcionários, ISS (Imposto Sobre Serviços) do município e a nova tributação mínima para rendas acima de R$ 600 mil por ano, criada pela Lei 15.270/2025. Uma simulação com números reais é o único jeito seguro de decidir.

Perguntas frequentes

Posso deduzir o computador ou o aparelho que comprei para o consultório?

Não no livro-caixa. Bens duráveis são aplicação de capital e devem ser informados em Bens e Direitos, pelo valor de compra.

Atendo só por convênio. Preciso de livro-caixa?

Se os pagamentos vêm de empresas, não há carnê-leão sobre eles, porque o imposto é retido na fonte. Mas as despesas do livro-caixa podem ser deduzidas na declaração anual, no modelo com deduções legais (o desconto simplificado substitui todas as deduções).

Esqueci de emitir um recibo no Receita Saúde. E agora?

Emita de forma retroativa até o último dia de fevereiro do ano seguinte ao pagamento e ajuste o carnê-leão do mês correspondente.

O paciente precisa guardar o recibo impresso?

Não. O recibo fica disponível para o paciente no aplicativo, e a impressão não é exigida para a dedução.

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Como a ATIVA pode ajudar

A ATIVA faz a escrituração do livro-caixa, o cálculo mensal do carnê-leão e a conferência com os recibos do Receita Saúde, além de simular cenários de pessoa física e jurídica. Conheça os serviços de Livro Caixa de Médicos, Imposto de Renda Pessoa Física e Planejamento Tributário.

Fontes

• Perguntas e Respostas IRPF 2026 (Receita Federal)
• Decreto nº 9.580/2018, Regulamento do Imposto de Renda (Planalto)
• Receita Saúde: orientações para emissão do recibo eletrônico, versão 2.1 (Receita Federal)
• Tributação de 2026: tabelas do IRPF (Receita Federal)
• Lei nº 15.270, de 26 de novembro de 2025 (Planalto)
• Lei Complementar nº 123/2006, art. 18 (Planalto)